Ik schreef het al eerder: als ik een training verzorg waarin ik de mogelijkheden van Microsoft Lync uitleg zijn mijn cursisten niet altijd even happig op het leren werken met een nieuw programma. Wéér een nieuw programma? Wéér iets voor de, al behoorlijk uitgebreide, ‘collectie communicatiemiddelen’?
Skype for Business: jouw startpunt
Het valt mee. Lync – ik noem het hierna Skype for Business, zoals het inmiddels heet – is een startpunt. Skype for Business helpt je om uit die collectie communicatiemiddelen een keuze te maken voor het, op dat moment, meest efficiënte middel. Want inderdaad: je hebt al genoeg communicatiemiddelen voor handen. Je kon al mailen, bellen of bij iemand langslopen (ja, dat laatste is ook een optie – doe jij dat nog wel eens?) en daar komt nu chatten bij.
Maar goed, laten we er dus vooral niet te zwaar aan tillen. Er verdwijnen immers ook communicatiemiddelen. Niemand gebruikt nog rooksignalen. En wanneer heb je voor het laatst een fax verstuurd of ontvangen?
Een startpunt dus. Skype for Business helpt je een keuze te maken voor het communicatiemiddel dat op dit moment het beste past. Waarvan is die keuze afhankelijk?
Skype for Business: afhankelijk van jou als persoon
Wat je kiest is ten eerste afhankelijk van jou als persoon. Jij bent de baas en jij bepaalt dus hoe je precies werkt met Skype for Business. Je moet niets. Vind je chatten fijn? Prima. Geef je de voorkeur aan bellen? Ook prima. Skype for Business biedt je de mogelijkheden, maar je bent niet verplicht om er gebruik van te maken. Net zoals je niet per se sms’jes móet versturen of foto’s móet maken met je mobiele telefoon omdat die nu eenmaal die mogelijkheden biedt. Jíj kiest.
Skype for Business: afhankelijk van je rol of functie
Welk communicatiemiddel je kiest is ten tweede afhankelijk van je rol of functie. De werkzaamheden die je uitvoert bepalen in hoge mate welk middel handig is of juist niet. Ben je telefoniste en zit je de hele dag aan de telefoon met klanten? Dan kan chatten voor jou ideaal zijn om contact te hebben met je collega’s. Bellen is immers lastig en je kunt ook niet zo makkelijk weg van je werkplek. Werk je bij Personeelszaken? Dan stuur je formele werkgeversinformatie waarschijnlijk liever per mail dan in een chatsessie.
Skype for Business: afhankelijk van de situatie
Waarvoor je kiest is tot slot afhankelijk van de situatie. Van jouw eigen situatie én van de situatie waarin je collega zich bevindt. In deel 1 en deel 2 van mijn vorige blog beschreef ik hoe je in Skype for Business aan kunt geven of je beschikbaar bent en hoe jouw collega’s je het beste kunnen bereiken. Deze informatie heb je ook van je collega’s en je gebruikt deze informatie om het meest efficiënte communicatiemiddel te kiezen.
Wil je net je collega bellen, maar zie je dat die op niet storen staat, dan weet je dat het geen zin heeft om te bellen en kun je beter even een e-mail sturen. Zit je in een vergadering, maar heb je wel toegang tot je laptop? Dan is chatten wellicht een snelle optie. En sta je op het punt je leidinggevende te mailen, maar zie je dat groene bolletje voor zijn of haar naam staan, dan besluit je misschien om even te bellen of langs te lopen.
Start de actie vanuit Skype for Business
Heb je de keuze voor een communicatiemiddel gemaakt? Dan kun je de communicatie 9 van de 10 keer ook nog eens vanuit Lync starten. Een nieuwe e-mail schrijven kan vanuit Skype for Business, want, ik schreef het al eerder: Skype for Business communiceert met Outlook en vice versa. Een telefoongesprek beginnen kan vanuit Skype for Business. Een chatgesprek starten kan vanuit Skype for Business.
Eigenlijk is bij iemand langslopen het enige dat je nog zelf moet doen. Je kunt Lync niet namens jou langsturen. “Beam me up, Lync” werkt niet. En eigenlijk is dat maar goed ook. Zo zie je je collega’s nog eens. 😉
Heb je vragen over deze blog of over het gebruik van Skype for Business? Laat het me weten!