“Kun jij voor mijn klant een stukje tekst schrijven over de ROI van een training?” Deze vraag werd mij onlangs gesteld. Een goede aanleiding om te bekijken hoe je bepaalt of je de investering in een training terugverdient.
ROI: Return on Investment
ROI is met een eenvoudige formule te berekenen:
ROI = opbrengsten / investeringen
ROI is dus een verhoudingsgetal. Een ROI van 3,5 geeft aan dat je voor iedere euro die je investeert € 3,50 terugverdient.
Tot zover is het gemakkelijk. Helaas is de formule in de praktijk lastiger dan dat het lijkt.
Een uitstapje: waarom training?
Voordat we naar de kosten, opbrengsten en de ROI van een training kijken, maken we een klein uitstapje. Dat uitstapje helpt ons om beter tegen de kosten en opbrengsten van een training aan te kijken. Want waarom ga je medewerkers trainen?
De noodzaak voor training is te merken aan een aantal factoren:
- Klachten over een toenemende tijdsdruk
- Feedback over te weinig ondersteuning
- Verzoeken om extra ondersteuning
- Ontevredenheid over de computers of laptops
- Afnemende betrouwbaarheid en kwaliteit van het afgeleverde werk
- Regelmatig terugkerende vragen over het werkproces
- …
- …
Ik denk dat bovenstaand lijstje voor vrijwel iedereen herkenbaar is. De lijst is overigens niet uitputtend. Als je besluit te investeren in een training mag je ervan uitgaan dat bovengenoemde factoren minder vaak voorkomen.
Investeringen van een training
Om straks de ROI van een training te kunnen bepalen, moeten we eerst de investeringen in beeld brengen. Dat is goed te doen:
1. Kosten van een training
- Docent
- Cursusmateriaal
- Lokaal met lunch, koffie, thee en frisdranken
- Computers of laptops met een oefenomgeving
Vrijwel alle IT-opleiders bundelen deze kosten in een prijs per deelnemer.
2. Kosten die te maken hebben met de deelnemer
Deze kosten zijn minder zichtbaar, maar wel degelijk aanwezig.
- Reis- en verblijfkosten
- Voorbereidings- en/of zelfstudietijd
- Verlettijd (tijd dat de medewerker niet aanwezig is) en kosten voor eventuele vervanging
3. Organisatiekosten
- Administratie- en communicatiekosten
In een ROI-calculator kun je deze aspecten benoemen of, wanneer ze niet van toepassing zijn, weglaten.
Opbrengsten van een training
“Hoe kun je de opbrengst van een training nu precies in euro’s meten?”
We kunnen de opbrengsten van een training niet zo exact bepalen als de investeringen. Dat is jammer. Toch hebben we ze nodig om de ROI van een training te berekenen. Laten we beginnen met het benoemen van de opbrengsten:
- Hogere productiviteit in de dagelijkse werkzaamheden
- Werk dat aan hogere kwaliteitsstandaarden voldoet
- Minder support calls
- Grotere tevredenheid van medewerkers, minder verloop
- Minder dubbel werk door foutherstel
- Verbetering van het totale proces
- Grotere klanttevredenheid
- Meer werkplezier
- …
- …
Als je het lijstje doorneemt, zie je dat sommige opbrengsten op korte termijn al zichtbaar zijn en sommige op langere termijn. We moeten een list verzinnen. Als we de opbrengsten niet exact kunnen bepalen, kunnen we ze wel inschatten.
De ROI van een training
De ROI-berekening voer je over een bepaalde periode uit, bijvoorbeeld een jaar. Klik hier voor een voorbeeld van een ROI-berekening van een training (.xls-bestand).
De grootste valkuil is om de berekende waarde als een exacte waarde te hanteren. Dat kan niet met deze methode. De berekening helpt wel bij het nemen van de beslissing of het de moeite waard is om te gaan investeren. Bovendien geeft de berekening aan waar de meeste winst wordt geboekt. Daar kun je in de training meer aandacht aan laten besteden.
Wil je een eigen ROI-berekening maken? Ik help je er graag mee!