Vorig jaar stopte één van onze klanten met het werken met Windows XP en Office 2003 en werd er, over de volledige breedte van de organisatie, gestart met het werken met Windows 7 en Office 2010. Een ‘migratie’, zoals wij dat noemen.
Zo’n migratie heeft altijd veel voeten in de aarde, vooral als het om zo’n grote groep medewerkers gaat als tijdens dit project: het waren er maar liefst 19.000. Om ervoor te zorgen dat de medewerkers na de migratie makkelijk en snel aan de slag konden, werd er veel aandacht besteed aan communicatie en training.
Tijdens de voorbereidingen werd duidelijk dat een selecte groep medewerkers geen of weinig baat zou hebben bij de geplande trainingen: de blinde en slechtziende medewerkers. Een groep als deze belandt vaak tussen wal en schip.
In dit project was dat gelukkig niet het geval en werd er een trainingsplan opgesteld dat specifiek op hen gericht was. Omdat het ging om medewerkers met verschillende beperkingen, hulpmiddelen en werkzaamheden, en die op locaties verspreid over Nederland werken, is er gekozen voor 1-op-1-trainingen met een duur van een dagdeel. Het doel van de training? Het instellen van Windows 7 en het werken met Office 2010.
Ik heb veel van deze bijzondere trainingen mogen verzorgen en deel in deze blog mijn ervaringen.
Eerst een kennismaking en een uitleg
Iedere training begon met een kopje koffie en een kennismaking. Ik gebruikte dit moment om uit te leggen waarom de migratie plaats zou vinden en waarom de medewerker deze 1-op-1-training kreeg aangeboden. Collega’s waren soms maar wat jaloers! Het was misschien wel het belangrijkste onderdeel van de training, want hier werd de (gelukkig vaak ontspannen) sfeer bepaald.
Zoveel mogelijk zelf doen
De neiging om zelf de muis over te nemen en het voor te doen was er af en toe, maar de ervaring leert dat dit niet de beste manier is. De medewerker leert meer wanneer hij of zij de handelingen zelf uitvoert. Daarnaast weet de medewerker op deze manier ook hoe hij of zij een instelling terug moet zetten als iets in de praktijk toch niet prettig blijkt te werken.
Geen speciale behandeling
Veel medewerkers leven al jaren met hun beperking en zijn gewend om hiermee om te gaan. Ik heb ervaren dat de medewerkers met een beperking, ondanks de afhankelijkheid van hulpmiddelen, veel zelfstandiger zijn dan medewerkers zonder beperking. Ook weten ze beter wat ze wel en niet willen. Een speciale behandeling was dus absoluut niet nodig.
Niet te ingewikkeld denken
Ik heb ervaren dat het belangrijk is om niet te ingewikkeld te denken. Zo heb ik medewerkers geholpen met het ordenen van de snelkoppelingen op hun bureaublad, zodat deze ondanks de vergroting (zoom) – een hulpmiddel – niet buiten het beeld vallen. Op deze manier hoeft de medewerker minder te scrollen. Natuurlijk hebben we ook ingewikkeldere zaken besproken, maar ‘simpele’ handigheden als deze helpen vaak al enorm.
Van elkaar leren
Ik heb mijn kennis van Windows en Office gedeeld met de medewerkers en de medewerkers hebben mij geleerd wat wel en wat niet werkt voor iemand met een visuele beperking. Het heeft mij veel nieuwe inzichten gegeven in het gebruik van Windows en Office. De medewerkers zijn de ervaringsdeskundigen!
Creatief denken
Een functie die ik handig vind of veel gebruik, kan voor iemand met een visuele beperking volkomen nutteloos zijn. Of andersom: iets dat ik onhandig vind, kan de medewerker juist erg bruikbaar vinden. Door mijn kennis van Windows en Office te combineren met de ervaringen van de medewerker ontstonden heel creatieve oplossingen.
Verbazing
Tijdens de training ben ik dingen tegengekomen waarmee ik nooit moeite zou hebben, maar iemand met een visuele beperking wel. Het openen en bewerken van een Word-document vanuit een e-mailbijlage bijvoorbeeld. Word opent een dergelijk document namelijk in de zogenaamde ‘beveiligde weergave’. Om het document te kunnen bewerken, moet er eerst op Bewerken worden geklikt. Als de schermoplezer – een hulpmiddel – de balk met de knop Bewerken niet opleest of als de knop door de vergroting buiten beeld valt, kan de medewerker niet verder werken. Gelukkig is dit met een aanpassing in de instellingen makkelijk op te lossen, maar het deed me beseffen dat zoiets kleins bij een bepaalde doelgroep veel irritatie kan opleveren.
Eén van mijn leukste projecten ooit
Het verzorgen van deze trainingen en het werken met deze doelgroep was één van mijn leukste projecten ooit. Ik vraag me nog steeds af wie er meer geleerd heeft: de medewerker of ik… 🙂 Laat het me gerust weten als je meer wilt weten over dit project.