Vier weken geleden ontving ik de e-mail van onze IT-beheerafdeling: de migratie van Windows 8 en Office 2013 naar Windows 10 en Office 2016 kwam eraan. Op 22 september zou mijn laptop aan de beurt zijn.
Migratie naar Windows 10 en Office 2016: aarzeling
Nu ben ik een uitgesproken voorstander van het gebruik van de meest recente software. Met jaloezie kijk ik naar bedrijven als Microsoft die zelf de bèta-versie van hun eigen producten gebruiken.
En toch… Ik maakte direct de eerste omtrekkende bewegingen en de argumenten om niet te migreren stapelden zich op:
- Ik kan m’n laptop geen 3 uur missen…
- De huidige versie voldoet toch goed?
- Ben ik straks al m’n instellingen en wachtwoorden kwijt?
Migratie naar Windows 10 en Office 2016: enthousiasme
Inmiddels is het 22 september geweest. De migratie heeft op de afgesproken datum en tijd plaatsgevonden en ik heb het nauwelijks gemerkt. M’n laptop is opnieuw ingericht. Het voelt alsof ik m’n bureau heb opgeruimd en weer fris aan het werk kan. Ik ben meer dan tevreden.
Hoe komt het dat mijn angst is omgebogen in enthousiasme? Voor mij verdienen de organisatie van de migratie en de betrokken afdelingen en personen alle credits. Zij hebben mij geholpen door een simpele, maar doeltreffende aanpak. Hoe zit die aanpak in elkaar?
1. Voor de migratie: communicatie
3 weken voorafgaand aan de migratie ontvang ik een e-mail die de reden en de voordelen van de migratie aangeeft en die mij vertelt op welke datum mijn laptop gemigreerd wordt. Als die datum niet schikt is er een alternatieve datum.
2. Voor de migratie: pilot en superusers
Een kleine groep superusers heeft deelgenomen aan een pilot. Bij hen heeft de migratie al plaatsgevonden. In een korte e-mail vertellen zij hun ervaringen en enthousiasmeren zij de rest van het team.
3. Voor de migratie: communicatie
2 weken voorafgaand aan de migratie ontvang ik een herinneringse-mail met een to-do-lijst. Oei, ik moet een back-up van mijn bestanden maken. Daar heb ik meer dan vijf minuten voor nodig… Ik plan dit in mijn agenda de dag voor de migratie.
4. Voor de migratie: communicatie
Drie dagen voorafgaand aan de migratie ontvang ik een 2e herinneringse-mail. Oh ja, ik moet nog een aantal acties uitvoeren. Misschien is dit wel het goede moment om OneDrive te gaan gebruiken. Even buffelen, maar dat heb je ook iets!
5. De migratie
Op de dag van de migratie loop ik de to-do-lijst nog één keer door en lever ik mijn laptop in. Ik ontvang een vervangende laptop.
6. Na de migratie: check
De migratie is afgerond en ik ontvang mijn laptop terug. Samen met een collega van de IT-beheerafdeling doen we een check, zetten we een aantal instellingen goed en stellen we nieuwe wachtwoorden in. Het voelt goed, ik krijg er zin in.
7. Na de migratie: korte training
Een dag na de migratie krijg ik een uurtje privéles van een van onze docenten. Hij maakt me wegwijs en geeft me een uitleg van de nieuwste handige features en instellingen. Dat lijkt luxe, maar leverde z’n geld dubbel en dwars op. Het heeft mij zoveel zoekwerk en dus tijd uitgespaard!
Meer weten?
Wil je meer weten over de aanpak van deze migratie of wil je weten hoe wij je kunnen helpen met een migratie in jouw organisatie? Laat het me weten. Ik kom graag met je in contact.