Ik schreef het al eerder: binnen Microsoft Lync kun je op 3 manieren aangeven of je beschikbaar bent en hoe je collega’s je het beste kunnen bereiken:
- Door middel van kleuren, het ‘stoplicht’
- Door middel van de locatie
- Door middel van een statusupdate
Het stoplicht kwam de vorige keer al aan de orde. Over de locatie en de statusupdate vertel ik je hieronder meer.
Locatie: waar bevind je je?
Door het invullen van de locatie geef je aan waar je te vinden bent. Handig wanneer je werkzaam bent in een groot gebouw, bij een organisatie met meerdere vestigingen of wanneer je af en toe thuis werkt. Je geeft je collega’s op deze manier direct een beetje advies over hoe ze jou het beste kunnen bereiken. Ze zien immers waar je bent. Ben je op dit moment op een andere locatie werkzaam dan zij? Dan weten ze dat het geen zin heeft om even bij je langs te lopen.
Je locatie vul je in door, bovenaan het venster, op ‘Uw locatie instellen’ te klikken. Er verschijnt dan een tekstveld waarin je vrij kunt typen.
Moet je nu dan de hele dag in gaan vullen waar je je op dit moment bevindt? Dat is aan jou. Je hoeft heus niet iedere minuut van de dag je lengte- en breedtecoördinaten aan te geven. Om in Harry Potter-termen te spreken: het is geen Sluipwegwijzer. 😉 Maar áls je besluit om het in te vullen, dan moet je het wel bijhouden.
Een standaardtekst is overigens ook een optie. Als je een vaste werkplek hebt bijvoorbeeld of als je je op vaste dagen op vaste plekken bevindt.
Voorbeeld:
‘Verderlaan, C1.06’
‘Ma, do, vr: Amsterdam, di & wo: Den Haag’
‘Ma: thuis, di t/m vr: kantoor’
Statusupdate: wat ben je aan het doen?
Een statusupdate ken je misschien al wel van Facebook of LinkedIn. Het heet niet voor niets ook wel Skype for Business. Kies dus voor een zakelijke statusupdate.
Je statusupdate vul je in in het tekstveld bovenaan het venster, boven je naam.
Door het invullen van een status help je anderen door aan te geven wanneer je beschikbaar bent en hoe zij jou het beste kunnen bereiken. Tegelijkertijd help je jezelf door bijvoorbeeld te laten weten dat je nu even geen tijd hebt, maar straks weer wel.
Voorbeelden:
‘In vergadering, maar chatten kan wel’
‘Onderweg, maar telefonisch bereikbaar’
Belangrijk om te weten is dat Lync niet voldoende ruimte geeft om zowel je status als je locatie in te vullen. Er is slechts plaats voor 1. Wanneer je een status invult, verdwijnt de tekst over je locatie.
Tip: start je statusupdate met je locatie. Zo zien je collega’s toch alle informatie die ze nodig hebben.
Voorbeelden:
‘Thuis aan het werk – bereikbaar via telefoon, e-mail en chat’
‘Utrecht – druk met deadline, vanaf 15.00 uur weer beschikbaar’
Met een statusupdate kun je spelen. Maak het makkelijk voor jezelf en voor je collega’s.
Microsoft Lync: efficiënt communiceren
Kortom: Microsoft Lync is meer dan alleen een zakelijk chatprogramma. Het helpt je om efficiënt te communiceren binnen alle communicatiemiddelen die je al hebt.
Meer weten over Microsoft Lync? Neem gerust contact met me op!