Steeds meer bedrijven maken gebruik van Office 365. Dit is een dienst van Microsoft waarbij alle Microsoft-programma’s op een server van Microsoft staan (in de cloud) en waar de klanten door middel van een abonnement toegang tot hebben. Voor bedrijven biedt Office 365 een aantal voordelen. Zo kun je een abonnement per gebruiker per maand opzeggen wanneer de organisatie krimpt of een abonnement toevoegen wanneer de organisatie groeit. Doordat alles bij Microsoft op de server staat, hoeft een klant minder te installeren en te beheren op zijn eigen servers en heeft hij altijd de laatste Office-versie tot zijn beschikking.
Als gebruiker heb je er ook wat aan. Met Office 365 is het mogelijk om op elke computer, tablet of smartphone altijd en overal toegang te hebben tot je bestanden en Microsoft-programma’s. Doordat het een online dienst betreft, is internet wel een vereiste. Bij het overgaan naar Office 365 krijg ik vaak vragen over de verschillen tussen Office Online en Office die geïnstalleerd wordt op de computer. In dit blog vertel ik je daar meer over.
Office en Office Online
Office 365 bestaat uit een aantal online diensten of programma’s. Denk aan programma’s als webmail, Word Online, Excel Online, SharePoint Online, Skype for Bedrijven en meer. Afhankelijk van het abonnement dat je hebt, heb je ook de mogelijkheid om Office te installeren op maximaal 5 computers. Er is dus een Online versie van Office en een geïnstalleerde versie van Office.
Office Online is op verschillende apparaten te gebruiken, ook als op een computer geen Office geïnstalleerd staat. Een internetbrowser en internet is voldoende om Office Online te gebruiken. Door het online karakter zijn er echter wel beperkingen in Office Online.
Office Online heeft minder mogelijkheden dan de geïnstalleerde versie. Alle basisfuncties en veelgebruikte knoppen zijn over het algemeen wel aanwezig, maar geavanceerde functies zoals verzendlijsten en draaitabellen maken niet. Het kan ook voorkomen dat onderdelen wel gelezen kunnen worden in Office Online, maar niet gemaakt. Gelukkig kun je vanuit Office Online altijd naar de geïnstalleerde versie gaan, mits deze op de computer geïnstalleerd staat.
Wanneer je Office Online of de geïnstalleerde versie gebruikt, hangt maar net van de situatie af. Op welk apparaat werk je? Wil je alleen snel wat lezen of ga je veel bewerkingen doen? Het belangrijkste is dat je weet waar de voordelen en beperkingen zitten. Office Online is continu in ontwikkeling en er zal steeds meer mogelijk worden in deze cloud variant.
Verschillen Office Online en de geïnstalleerde Office
Geïnstalleerde Office |
Office Online |
| Geïnstalleerd op een computer | Staat in de cloud (server bij Microsoft) |
| Alle functionaliteiten aanwezig | Beperkte functionaliteiten |
| Online samenwerken in een bestand vanaf Office 2016 | Online samenwerken in een bestand |
| Geef in een invulveld aan wat je wilt doen, bijvoorbeeld een tabel invoegen. Je hoeft niet meer te onthouden op welk tabblad dat staat. Vanaf Office 2016 | Geef in een invulveld aan wat je wilt doen, bijvoorbeeld een tabel invoegen. Je hoeft niet meer te onthouden op welk tabblad dat staat. |
| In SharePoint kun je een bestand metadata geven. Bij het opslaan in SharePoint zal er om de (verplichte) metadata gevraagd worden. | In Office Online zelf kun je een bestand geen eigenschappen/metadata geven. In SharePoint doe je dit dus of vooraf of nadat je het bestand in SharePoint geplaatst hebt.* |
*Let op: Wanneer verplichte metadata niet ingevuld wordt, komt het bestand uitgecheckt in een bibliotheek te staan. Voor anderen is het bestand niet zichtbaar. Pas wanneer de verplichte metadata ingevuld is, kan het bestand ingecheckt worden en is het voor iedereen zichtbaar.
Meer weten over Office 365?
Laat het me weten en ik vertel je er graag meer over.